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XTools观点18:建立企业跨层级沟通的重要性

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企业管理 2015-05-18
在企业中,随着管理思念的渗入以及信息化方式的多种方式普及,我们建议管理者善于跨越企业组织层级,向全员建立新的对话方式。不仅加强其领导能力,而且有助于组织领导思维方式和业务创新的发展。打造沟通力强的团队精神,发挥企业更大的潜能。 
简述企业沟通面临的困境
加强企业内部的有效沟通,发挥团队和管理的最佳效能,是企业争取市场竞争力的关键。但是很多企业管理沟通存在问题,组织越是复杂,其沟通就越困难。
1.上下级之间:信息从最高决策层传递到下级基层中,需要经过烦琐的程序,信息容易失真,被员工曲解。
2.中层的传达:在沟通时,他们就会选择对自己有利的信息,删除或减少对自己不利的信息,这就造成信息传递的失真,影响组织目标和管理决策的实现。 
3.各部门一线员工的协作沟通:各个部门分工根据自己的利益不同,选择性地进行传递,必然影响沟通的效果。存在冲突,信息更容易被丢失和曲解。
XTools CRM为企业建立一个数据库,使企业能更为有效地了解员工的工作状态和执行结果,实现跨级的沟通和数据共享,主要有以下几个方面:
一、BOSS跨级直接面对一线
通过数据的分析,授权下属与辅导下属,在整个企业组织传播领导力,特别是用言语启发激励以及倾听,沟通和倾听是许多领导者必须掌握的关键软技能,领导者应在公司内部建立信任、指明战略方向、破除单干局面。高效团队建设是必须的管理行为一旦成为企业日常工作,企业高效团队自然形成。创建跨层级部门对话可以让老板直接面对一线,获取基层的真实声音,看到一线员工遇到的实际问题,给与相对应的指导帮助。同时扩大与客户的接触点。比如客户来电咨询信息,通过XTools集信,采集固话通话录音,与客户的手机短信往来,与客户的手机通话录音。老板利用碎片时间通过数据同步,重新梳理一线工作的问题和优化、审视。
二、沟通出效果:言出必行的任务推进
沟通是组织活动的核心,很多沟通最终无法产生结果无法推进项目,只会让时间大把的消耗在会议室和聊天群组里。使用正确的方式,进行有效沟通,实现组织的目标,比如注重内部会议的有效性,管理者在沟通之前制定出明确的沟通目标,并由此而制定明晰的沟通计划。
同时鼓励参与沟通的人员进行协商及信息和材料的收集、分析。这些数据就来自于CRM的对日常业务状况的实时记录和采集分析,将大数据深度挖掘的结果。最终在各个部门的信息整合共享后,在会议期间沟通出结果,任务分配至各个层级的责任人。做到“一次沟通必出结果,任务面向目标”这样才能从根本上提高企业沟通效率,进而提高企业的运作效率。
三、各部门间的有效支援
各部门员工之间的跨部门跨层级的沟通同样十分重要,很多企业面临的问题是“各扫门前雪”的现象,因为责任不同而逃避一些事务执行。对于此一方面需要建立统一目标的企业文化,鼓励全员参与企业销售目标。XTools CRM通过一整套的系统流程串联起企业各部门的有效支援。比如客服人员收到的售后信息可以追溯到售前的阶段或者推进到维修阶段,信息真正实现了360度共享,进一步加快了各个环节的响应速度,进而进步了客户满足度。各部门之间建立一种更快的、更好的、更新的合作方法。
四、建立全新对话方式
积极推动上行沟通要重视上下级之间的双向交流。建立良好的上行沟通渠道,员工CRM日周月报的数据支持向上级反映情况。构建团队之间通过沟通的更为平衡的、更为客观的对话方式。这种全新的对话媒介同样来自于数据。作为老板,不要只是听,更应该结合CRM里的客观数据。作为员工,也不要只是做,更要经常总结分析,制定新目标计划,保持不断进步。XTools CRM精于销售管理的数据支持,不论是管理者还是执行者的对话方式。
五、冷思考:沟通不代表一切
CRM系统转变了人们传统的沟通方法,基于业务数据,杜绝了空谈。但是很多“重沟通,轻管理”的倡导者,依赖沟通解决问题,这种思路表面看是比较简单可行的,随着企业业务增多,所有的事务都在沟通中记录而,缺少数据支撑和责任明确,会带来非常严重的后果。在混杂的沟通信息中,根本无法快速找到企业的核心数据,管理者很难进行团队分析,无法清晰判断现状并做出后续的有效指导。
沟通并不代表一切,只是管理的一个重要部分。它有助于实现员工外部高效、透明的合作,增加企业外部的合作力与凝结力。但真刀真枪的还是业务本身。XTools CRM业务功能群,细致的业务流管理,从售前(获得客户线索、来电信息、名片数据、销售机会等),到售中(商务谈判、合同、订单、审批等)乃至售后(客服、维修、二次服务等)全维度的整合业务数据,以便于提升管理。所以跨级的不仅仅是沟通,而是数据层面的跨级交流。
结语:
通过XTools CRM数据的共享和统计分析,厚数据的挖掘与运用,打破了公司内的等级制度,跨部门、跨层级沟通企业营造一个开放的沟通环境,以使组织内各种需求的沟通都能够准确及时而有效地实现。大大激起了员工的潜力,BOSS也可以在一目了然纵览公司的业务动态,以便及时作出准确的决策和激励机制。
 

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